La pregunta del millón: ¿puede el jefe mirar tus emails?

Si para realizar nuestra actividad profesional pasamos muchas horas al ordenador y empleamos continuamente la cuenta de correo electrónico de la oficina, es fácil que acabemos actuando como si ese mail fuera el nuestro privado. ¿Por qué no incluir esa dirección que revisamos mil veces cada día entre nuestros datos de contacto cuando realicemos una compra online o pidamos al banco que nos mande alguna documentación? Y otro tanto con el WhatsApp del móvil de empresa. Si usted lo ha utilizado alguna vez para mandar un mensaje a un familiar o para chatear con los propios compañeros sobre cuestiones totalmente ajenas al trabajo, sepa que su privacidad no está asegurada.

De entrada, parece lógico que si el correo electrónico o el móvil en el que está instalada la aplicación de mensajería son corporativos, la empresa pueda controlar el uso que hacemos de ellos. Pero eso no quiere decir que tenga derecho a revisarlo todo, en todo momento y de cualquier manera. De hecho, para poder intervenir las comunicaciones de un empleado, por esporádicamente que lo haga, es necesario que la compañía cumpla algún requisito.

La primera exigencia para poder establecer cualquier tipo de control es definir qué medidas de vigilancia se van a implantar, porque, aunque siempre caben interpretaciones y matices, no todas valen. «No es lo mismo que se hagan copias de seguridad o controles aleatorios del correo o el disco duro que una monitorización permanente. Eso se consideraría excesivo, constituiría una invasión de la intimidad del trabajador», explica Laura de Gregorio González, abogada laboralista del despacho jurídico Adeia.

Después, la compañía deberá explicitar el uso que podemos hacer de los medios informáticos (incluido el mail corporativo y los servicios de mensajería) y qué prohibiciones impone, si es que las hay. Puede vetar totalmente su utilización para enviar mails que no estén relacionados con el trabajo o, por el contrario, permitir que lo empleemos indistintamente para asuntos laborales o personales. «Si no hay representación sindical, la empresa tiene carta blanca para crear esta normativa. En cambio, en las que sí cuentan con ella, la Ley de Protección de Datos obliga a llevar a la negociación colectiva toda esta política de uso, así como cualquier modificación que se le quiera hacer más adelante», matiza De Gregorio.

Finalmente, es imprescindible informar por escrito a todos los trabajadores. La empresa debe especificar cómo y para qué se puede usar ese mail o móvil y advertirles de que las comunicaciones que realicen a través de ellos podrán ser intervenidas, detallando además cómo se hará ese control. A las nuevas contrataciones tendrá que explicárselo en el momento de su incorporación a través un documento que el empleado deberá firmar con su conformidad, mientras que a los veteranos bastará con enviarles una circular cuando se implemente el sistema de comunicación o el régimen que regule su vigilancia. «Quizá haya quien no se entere o no quiera darse por enterado, pero si la empresa envía esa comunicación por los canales adecuados y respeta las limitaciones establecidas en su propia política, será totalmente legal que revisen nuestros emails», señala la jurista.

Este control puede subir de grado si la empresa tiene motivos para sospechar que estamos haciendo algo indebido. Puede que, por ejemplo, a partir de la revisión aleatoria de nuestro correo, la firma averigüe que hemos cobrado una mordida de un cliente o estamos realizando trabajos para la competencia. En ese caso, tendría una prueba indiciaria, algo que permite sumar elementos de control a la vigilancia habitual –siempre que éstos ya estuvieran detallados en la información que se ha pasado a los empleados–, pero tampoco justifica que se lean todos los emails; la empresa deberá ceñirse a los mensajes que puedan demostrar sus sospechas. «En estos casos, salvo que sean ellos los investigados, lo recomendable es que informe a los representantes sindicales de que va a llevar a cabo ese seguimiento extraordinario», añade la experta.

¿Y qué pasa si el ordenador es de la empresa pero la cuenta de mail es particular? «En ese caso, la empresa sólo puede acceder a esos correos si la monitorización de la pantalla es una de las medidas previstas entre las acciones de vigilancia y, por tanto, yo ya estoy advertida de que corro el riesgo de que vean cualquier documento que tenga abierto en ese momento, aunque sea mi cuenta personal», aclara De Gregorio.

Si la firma supera cualquiera de estos límites y decidiera acceder a nuestras comunicaciones, estaría vulnerando el derecho a la intimidad del trabajador. Es decir, sin importar lo que haya podido encontrar en esa revisión del mail corporativo o lectura no autorizada del correo personal, haberse saltado los Derechos Fundamentales impediría la validez de cualquier sanción, incluyendo la extinción del contrato. Por tanto, no estaríamos ante un despido disciplinario procedente –en el que la empresa no debe abonar los veinte días por año trabajado– sino ante uno nulo que obligaría a la readmisión y el pago de una indemnización por daños morales o quizá ante uno improcedente, en el que la firma tendría que elegir entre reincorporar al empleado cuyos mails ha leído o pagarle 33 o 45 días por año trabajado, según su antigüedad.