¿Cómo serán las oficinas del futuro?

Las oficinas del futuro ya están aquí. La irrupción definitiva del teletrabajo como consecuencia del coronavirus y el desarrollo de nuevas tecnologías y estilos de vida han obligado a las empresas de medio mundo a repensar sus espacios para adaptarlos a una nueva forma de trabajar que ha venido para quedarse. «Ahora compramos, nos divertimos, viajamos y aprendemos de forma distinta. Y con la manera de trabajar ocurre tres cuartos de lo mismo. Durante la pandemia se llegó a pensar que el concepto tradicional de oficina podría incluso llegar a desaparecer. Sin embargo, a medida que pasaban los meses se puso de manifiesto que trabajar desde casa a diario no era algo a lo que todas las personas pudiesen adaptarse. Las últimas encuestas apuntan en la misma dirección: la mayoría de los empleados desean un modelo flexible en el que se combine el trabajo presencial con al menos uno o dos días a la semana en remoto», explica Teo Manzano, director de Innovación de Steelcase, una de las empresas de referencia en la fabricación de mobiliario de oficina, arquitectura de interiores y soluciones para el espacio de trabajo. Y estas preferencias tienen unas consecuencias a la hora de diseñar las oficinas.

Con el teletrabajo, cada vez serán menos las oficinas en las que coincida todo el personal a la vez, por lo que su distribución también tendrá que adaptarse a esta nueva realidad para aprovechar el espacio al máximo. «Esa idea de una mesa propia en la que tienes las fotos de los niños o tus cosas está desapareciendo. En muchos casos, no tiene sentido mantener una estructura de cien puestos personalizados si un tercio de los empleados se conecta desde casa», razona Manzano.

La idea de oficina con la que trabajan las grandes empresas se basa en una distribución flexible de los espacios: una zona de mesas en la que los trabajadores se pueden sentar donde les apetezca; otra de despachos o espacios más reservados para mantener conversaciones con mayor privacidad o hacer videollamadas sin interrupciones; otra sala para reuniones informales; zona de ocio para tomar un café e intercambiar pareceres... Se trata de que los empleados puedan disponer de los espacios en función de las necesidades de cada momento. «Una de las cosas que hemos aprendido con la pandemia es que el trabajo en remoto se puede hacer desde cualquier lado, incluso desde la mesa de la cocina», explican en una entrevista los responsables de Gensler, la multinacional encargada del diseño de las oficinas centrales de gigantes de la tecnología como Facebook. Y así lo han hecho en sus nuevos espacios, donde los empleados pueden trabajar desde cualquier punto de la oficina y en cualquier posición, tanto sentados como de pie.

«Para que las personas se sientan cómodas al regresar a la oficina después de un año trabajando en remoto deben estar y sentirse seguras», opina Teo Manzano. De hecho, aspectos como la calidad del aire (ventilación y filtración) o los protocolos de seguridad (distancia social y accesos) y limpieza (lavabos en cada oficina) ya forman parte de la gestión diaria de las nuevas instalaciones. Alguna empresas incluso han modernizado los accesos a sus cuarteles generales con sistemas de reconocimiento facial para evitar cualquier tipo de contacto.

Uno de los «errores habituales» que cometen muchas empresas a la hora de diseñar sus instalaciones es «copiar lo que hacen las multinacionales de referencia sin pararse a pensar en sus propias necesidades o en la imagen que quieren transmitir a sus clientes. En ocasiones nos encontramos con oficinas con unos diseños impresionantes pero muy poco prácticas para los empleados que trabajan en ellas», razona Susana Zaballa, consultora de innovación en cultura organizacional. Los expertos insisten en la necesidad de «personalizar» los diseños en función de las necesidades reales de cada empresa. «Desde hace unos años está muy de moda hacer oficinas abiertas, sin apenas despachos o zonas privadas. Sin embargo, muchos empleados están a disgusto con este concepto porque se trata de una distribución que les dificulta enormemente mantener una conversación o realizar una videollamada sin escuchar ruido de fondo. En una de las empresas que asesoré tuve que instalar un sistema de semáforos en las mesas para que los empleados supiesen cuando se podía interrumpir a ese trabajador y cuando no», recuerda Susana Zaballa. Manzano cuenta que en algunas empresas han llegado a instalar gradas para la presentación de proyectos, «pero eso no significa que todas lo tengan que hacer así. El diseño de las oficinas es como el lenguaje corporal de la empresa y cada una tiene que encontrar el suyo», plantea Manzano.

Uno de los motivos que esgrimen los empleados partidarios del teletrabajo para no regresar a presencial es el tiempo que pierden en desplazarse hasta la sede central de su empresa, de ahí que algunas multinacionales ya contemplen una tercera vía: la apertura de oficinas satélite más cerca de los hogares de sus empleados o instalaciones de co-working, que se presentan como una alternativa cada vez más demandada entre la oficina tradicional y el teletrabajo puro y duro.